Anskaffelse af løn
(artiklen kan høres som podcast hos Apple, Spotify eller andre podcasttjenster)
En anskaffelse af nyt lønsystem starter ofte med mange forskellige spørgsmål ...
- Hvor hurtigt kan det gøres?
- Er det ikke bare at ringe til de leverandører man kender, eller at købe et abonnement online?
- Skal vi lave en kravspecifikation? Er der ikke meget dokumentation?
- Bliver det bedre? Er systemerne gode nok?
- Hvor mange systemer og leverandører er det relevant at vælge imellem?
- Hvordan sammenlignes priser, systemer og leverandørens kvalitet?
- Hvilken type kontrakt skal vælges til aftalen? Er leverandørens god nok?
- Hvor mange ressourcer og kompetencer er tilgængelige internt?
- Er der budget? Er der besparelser eller gevinster?
Der kan være mange eller få spørgsmål, og typisk er der mange hos den store virksomhed og få hos den mindre virksomhed, ligesom kompleksitet i en anskaffelse typisk også følger virksomheden størrelse. For den mindre virksomhed er det ofte en forholdsvis enkel proces, hvor prisen per lønseddel er i fokus med hvor nemt det kan gøres.
1. Forstå eget udgangspunkt
Typisk er det når lønsystemet ikke længere kan supporteres eller at lønbogholderen går på pension, at en virksomhed går i overvejelser om det er nu der skal skiftes. Det kan også være at man føler det nuværende system eller leverandør gør det mere besværligt end det behøver, dvs. at der er tvivl om kompetencerne hos leverandøren eller om systemet er gammel teknologi.
Uanset årsag til at der ønskes anskaffelse af et nyt lønsystem, er det vigtigt at kunne beskrive den grundlæggende årsag til dette. Det kan være helt simpelt, at det er for dyrt eller for bøvlet i dag. Det er for at kunne holde fokus på hvorfor man anskaffer et nyt lønsystem, så der ikke sker forkludring eller fejlprioritering under anskaffelsesprocessen.
2. Forstå behovene og rammerne (scope)
Som minimum bør man altid få klarlagt hvor mange lønsedler inden typisk time- og månedslønnede som systemet skal håndtere, og ikke bare i dag, men for en overskuelig årrække. Her skal overvejelser om vækst eller reduktion i antal medarbejdere indgå.
Hvis der arbejdes under vilkår som er overenskomstbaserede, er det ligeledes godt at få klarlagt hvilke overenskomstområder systemet skal understøtte, samt antallet af lokalaftaler.
Er der særlige funktionelle eller tekniske udfordringer i dag, kan det være en god ide at fremhæve disse, så de bliver løst i et nyt system.
Modtages der tidsdata, dvs. fravær, komme-gå mv., fra et andet system bør en integrationsmulighed til dette overvejes, ligesom at kunne levere lønposteringer til økonomisystemet. Er man heldig at have understøttet HR-processerne med et HR-system kan det gavne at lønsystemet modtager data fra dette om nyansættelser, ændring i ansættelsesforhold og opsigelser.
Da lønsystemer er standardsystemer, dvs. systemer udviklet til at blive anvendt af mange virksomheder, er der ingen grund til at gå i detaljer omkring funktionelle krav, men blot holde sig på et overordnet niveau, suppleret med nogle use-cases hvor der kan være særlige eller komplekse behov i dag. Se eventuel tidligere artikel om processer og funktioner indenfor løn for inspiration.
Det sidste område der er vigtigt at vurdere behovet for, er hvilke og hvor meget service der ønskes udført af leverandøren. Her er tale om hvorvidt leverandøren skal køre hele lønnen for virksomheden (BPO) eller blot enkelte opgaver, f.eks. refusionshjemtagning.
Så når der er dannet et overblik på volumen i antal lønsedler, kompleksitet i arbejdsvilkår, særlige funktioner, integrationer og serviceydelser, er det tid til at finde de rette systemer og leverandører. Se eventuel tidligere artikel om markedet for løn i Danmark.
3. Opnå en konkurrencedygtig proces
Det er vigtigt at have rammerne og behovene på plads inden man henvender sig til leverandørerne, ellers kan der være en tendens til at leverandørerne påvirker disse så meget at man anskaffer enten det forkerte eller for meget til at dække det reelle behov.
Ved behovsafdækningen er det vigtigt at få vendt hvilke kriterier som er afgørende for valg af system og leverandør. Her er det typisk spørgsmålene i indledningen, der er gode indikatorer for hvilke kriterier, der er relevante, f.eks. pris, hurtighed, større service, åben 24/7, integrationer, osv. Flere af kriterierne kan ofte reducere antallet af relevante leverandører og systemer, som der bør anvendes tid på i anskaffelsen.
Det er vigtigt ikke at invitere eller henvende sig til alt for mange leverandører, da det vil sænke kvaliteten i eventuelle tilbud og besvarelse, fordi leverandørerne ved at sandsynligheden for at ”vinde salget” er mindre, og derfor anvendes der mindre tid på det enkelte tilbud. Hellere få gode end mange der er ens.
Hvis anskaffelsen er til et større behov, dvs. mange lønsedler og forskelligartede arbejdsvilkår mv., er det vigtigt at fremme dialogen med leverandøren så meget som muligt. Det betyder at ikke alt skal skrives ned, da man ofte bliver klogere i processen, og det gælder også for leverandørerne.
En anskaffelsesproces kan eksempelvis se ud som følgende trin:
Her er det princippet i anskaffelsen om at få dialog og give den nødvendige tid med leverandørerne, som illustreres. For eksempel at der kan gives revideret tilbud efter et første bud, da leverandørerne ofte er blevet klogere og kan blive mere skarpe i tilbuddet. Ved offentlige udbud er princippet det samme, men der er nogle tidsterminer, der skal tages højde for afhængig af udbudsform. De enkelte trin består af et antal opgaver, som ikke er illustreret, og den største tidsindsats er typisk ved trin 2, 4 og 5. Bemærk anvendelsen af uger som tidsskala for at illustrere at processen ikke nødvendigvis tager lang tid, hvis man ved hvad man har med at gøre.
4. Udbudstyper
For den mindre virksomhed, dvs. op til 200 lønsedler per måned, kan denne anskaffelsesproces måske virke voldsom. Principperne i processen er dog stadig gældende, om end udarbejdelse af tilbud mv. vil typisk ikke være nødvendig, da disse kan skaffes online i dag. Det er dog stadig vigtigt – ligesom i processen at få demonstreret de use-cases som beskriver de særlige behov, så der ligger et oplyst grundlag for valg af den rette leverandør og system.
For de større virksomheder er processen absolut relevant. Erfaringen er at der kan spares en del penge og tid ved at følge denne proces. Jo mere kompleks virksomhedens lønhåndtering er jo længere kan processen vare.
I offentlige virksomheder og organisationer er man underlagt krav om udbud såfremt anskaffelsen overstiger en specifik beløbsramme. Her kan være forskelle på hvilken type virksomhed, der er tale om, f.eks. forsyningsvirksomheder har en høj beløbsramme før krav om udbud (ca. kr. 3,5 mio.). Derfor er det godt at få lavet et estimat på dette inden beslutning om anskaffelsen. Bemærk, at beløbsrammen skal indeholde anskaffelsens engangsudgifter og de løbende driftsudgifter over det antal år en aftale skal gælde. Hvis det f.eks. er kr. 400.000 i anskaffelse (implementering og integrationer) og kr. 150.000 i årlige udgifter til lønsedler, refusion mv., vil beløbsrammen for en aftale på 5 år være kr. 1,15 mio. (400.000 + 150.000 x 5 år). Her vil man typisk stadig holde sig under kravet om offentligt udbud i kommunalt og regionalt regi (ca. kr. 1,6 mio.). Her er det godt at alliere sig med jurister, der har speciale indenfor offentlige udbud, f.eks. Servia.
5. Materialeudarbejdelse
I anskaffelsesprocessen trin 4 udarbejdes et tilbudsgrundlag. Igen er dette afhængig af størrelse på virksomheden og om det er privat eller offentligt regi. Det er dog vigtigt at være struktureret i denne sammenhæng for at have så godt et udgangspunkt til et retvisende sammenligningsgrundlag i den efterfølgende tilbudsvurdering.
Det anbefales at dele tilbudsgrundlaget efter den samme inddeling som vurderingen og sammenligning sker ud fra, så den overordnet har et fokus på (1) kvaliteten i systemet og services, (2) prisindholdet, (3) fremgangsmåde for overgang til nyt system, og (4) kompetencerne hos leverandøren.
6. Tilbudsvurdering
Når tilbuddene er modtaget, bør de først kvalitetssikres for om de indeholder de oplysninger man har brug for. Dernæst bør der afholdes et møde eller en workshop, hvor tilbuddets elementer gennemgås, inklusive at leverandøren demonstrerer i systemet de use-cases som blev beskrevet i trin 2. Sørg for at være flere om vurderingen af især demonstrationen, da det typisk kan blive subjektivt, eller følelsesladet, hvad enkelte personer synes om de enkelte systemer. Når alle informationer og svar på spørgsmålene i starten er indsamlet, bør de afvejes på tværs af tilbuddene, så der internt er enighed om hvilke kriterier skal vægtes mest, f.eks. hvis pris er vigtig skal det gælde for alle tilbud at de vægter 50%, og hvis opfyldelse af behovene også er vigtig, kan de vægte 40%, således at fremgangsmåde og kompetencer vægter 5% hver. Således kan de give grobund for en mere transparent diskussion om hvilket system og leverandør, der vil være bedst for virksomheden.
Ovenstående er baseret på rigtig mange anskaffelser de sidste +30 år, og sikrer en balanceret tilgang i forhold til kvalitet i tilbuddene, god konkurrence og minimalt ressourcetræk internt.