Hvad et lønsystem indeholder af funktioner vil vi med denne artikel kigge ned i, og forsøge at forklare forskelle i funktionsstøtten afhængigt af lønsystem. Dette for at give et indblik i anvendelsesmulighederne.
1. Funktioner i lønsystemer
Standard lønsystemet står oftest alene, men kan godt indgå som et funktionsmodul i et større system, f.eks. i ERP-systemet SAP S/4Hana hvor SAP-partnerne Gavdi eller KMD tilbyder nettolønberegnere. Tidligere i Microsoft Dynamics NAV (Navision) med Lessor Payroll for NAV, som ikke tilbydes længere, men i efterfølgeren Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) med 365Løn fra Elbek&Vejrup.
Uanset om det er et selvstændigt system eller en del af et større system har løn brug for overordnede funktioner til håndtering af eksempelvis medarbejderstamdata, indberetning af fravær, overførsel til kontoplan og rapportering til interne og eksterne interessenter. Disse overordnede funktioner kan enten indgå eller modtage data-indberetningen fra andre systemer, som har funktionerne, eller være en del af lønsystemet.
Der er en afhængighed til disse funktioner for lønsystemet. Typisk er funktionerne en del af lønsystemet hos virksomheder eller organisationer, som ikke i forvejen har systemer, der understøtter disse funktioner, dvs. i form af HR-systemer, tidsregistreringssystem osv.
Et standard lønsystem indeholder derfor typisk funktioner som andre systemer også besidder for at kompensere for en eventuel manglende systemstøtte hos virksomheden, men også for at kunne validere de data som indberettes (via tidsregistrering) mod bl.a. de konfigurerede arbejdsvilkår, også kaldet overenskomster og lokalaftaler. Figur 1 nedenfor illustrerer dette overlap i det typiske standard lønsystem med den grønne cirkel.
Figur 1. Overlap mellem lønsystemets funktioner
Funktionerne i et standard system er knyttet til standardsystemets processer, dvs. eksempelvis i et HR-system vil funktionerne være tilknyttet f.eks. rekruttering, tiltrædelse (pre-/on-boarding), fratrædelse, MUS (PUS, LUS, GRUS, TUS) osv. Det samme er tilfældet med lønsystemet, selvom et lønsystem ikke indeholder særlig mange processer i samme forstand som f.eks. et HR-system. Der er det typisk mere tale om opgaver og rutiner, hvor data kan knyttes sammen i en proces. I figur 1 ovenfor betyder det at et lønsystem ofte indeholder funktioner til registrering af medarbejdere og de vilkår de er ansat under, selvom disse funktioner egentlig hører til HR. Men det er for at lønsystemet kan fungere. Alternativt kan lønsystemer importere disse data (via integration/snitflade) fra HR-systemet, hvis en virksomhed har et sådan.
Indholdet og antallet af opgaver som funktionstøttes i et standard lønsystem kan variere, qua en stor afhængighed til de andre funktioner eller processer end ”den rene lønproces”. De primære overordnede funktioner for løn er meget datafokuserede, ligesom i et regnskabs- eller bogføringssystem. Nedenstående figur 2 illustrerer funktioner og opgaver tilknyttet lønsystemer, men som funktions- og opgavemæssigt tilhører processer indenfor HR (egentlig kun en delmængde af det personaleadministrative i HR), tid (særlig fraværsregistrering, og ikke aktivitetsregistreringen), og økonomi (primært regnskabsdelen i finans og eventuelt debitor).
Figur 2. Funktioner og opgaver tilknyttet lønsystemer, eksempel
Funktionerne i et standard lønsystem er typisk relateret til den ”rene” lønproces og vedligeholdelsesprocessen (også kaldet lønadministration), dvs. uden at forholde sig til tid og HR. ”Den rene lønproces” og vedligehold er typisk minimum-funktionerne i et standard lønsystem. Minimum funktionerne er forsøgt foldet ud i nedenstående oversigt, figur 3, dog uden at være udtømmende.
Figur 3. Funktioner i den "rene" lønproces (øverst) og vedligeholdelsesprocessen (nederst)
Vedligeholdelse af bl.a. overenskomster og andre løn-elementer kræver viden om området, og hvis viden om det findes i virksomheden, kan det varetages af virksomheden selv. Det er dog typisk et område som både lønservice- og lønsystemleverandørerne leverer ydelser til, se eventuelt vores artikel Lønsystemer i Danmark. Leverandørerne er altid forpligtet til at være opdateret på lovgivningen. Øvrige funktioner i systemerne er afhængige af behovet for anvendelse, hvilket er næste fokus.
2. Anvendelsesområder i standard lønsystemer
Med udgangspunkt i de beskrevne funktioner, giver det god mening at kombinere dette med indholdet i de ydelser som leverandørerne tilbyder med systemerne, samt integrationer. Det sidste er typisk en parameter som leverandørerne anvender for at kapre kunder. Disse udvalgte anvendelsesområder, dvs. funktioner, indhold (serviceydelse) og integrationer har vi vurderet i forhold til udvalgte toneangivende lønsystemer i det danske marked, for at vise forskellen i anvendelsesmulighederne i tabel 1 nedenfor.
Tabel 1. Funktioner i udvalgte lønsystemer, og hvorvidt det er kunden eller leverandøren, der udfører funktionsopgaven (anvender)
Samlet kan det konstateres at systemerne kan dække anvendelsesområderne (flueben) uden undtagelse, men at forskellen ligger i om leverandøren eller kunden selv skal sikre at det er anvendeligt, dvs. om det fungerer. Det er omkring overenskomster (OK) og øvrige arbejdsvilkår, samt opslag via cpr, udbetalingskonto (NemKonto) og levering af lønseddel, hvor det adskiller sig om hvem der skal sørge for at det fungerer.
Den typiske anvendelse i standard lønsystemerne kan også være afhængig af størrelsen på kundens organisation. De fleste organisationer – uanset størrelse – har dog brug for de fleste funktioner (systemanvendelse) i et lønsystem. Det er som ovenfor mere et spørgsmål om servicebehovet i ansættelses-kompleksiteten, og derfor kan der være stor forskel på om virksomheden selv eller leverandøren håndterer servicedelen. Nedenfor illustreres dette med virksomhedsstørrelse i forhold til system- eller serviceanvendelse. Serviceanvendelse skal forstås som hvem der i praktikken forvalter eller vedligeholder data-indholdet i konfigurations-parametrene.
Tabel 2. Anvendelsesområder i forhold til størrelse på kundens organisation, og om kunden selv kan varetage funktionsopgaverne
Små organisationer indberetter primært nye medarbejdere eller ændring til eksisterende, samt afstemmer med økonomi. På serviceanvendelsen håndterer leverandøren det hele bortset fra eventuelle personlige vilkår. Den rene systemleverandør vil, som i tilfældet med de store organisationer, ”kun” levere lønsystemet og sikre det overholder lovgivningen, f.eks. Oracle. Når organisationerne bliver større, overtager de typisk selv mere af anvendelsen, da kompleksiteten i arbejdsvilkår og administrationen heraf typisk kan håndteres af kundens egne medarbejdere. Danløn er dog en undtagelse i denne sammenhæng, da deres koncept er at kunden er så selvhjulpne som muligt, og derfor selv står for vedligehold af f.eks. overenskomster.
3. Lønsystemernes integrationer
Grundet lønsystemets forholdsvis centrale funktion, hvor mange data mødes for at kunne beregne korrekt løn, er der mange integrationsbehov. I praksis er de fleste integrationer dog ikke digitale og automatiske. Der er ofte mange manuelle og semi-manuelle integrationer, enten grundet historisk betingede omstændigheder eller forældet teknologi.
I standard lønsystemer er der integration med de fleste økonomi-, HR- og tidssystemer, og rapportering til myndigheder som skat, atp, Udbetaling Danmark, Erhvervsstyrelsen, Danmarks Statistik m.v. Oftest er der flere integrationer ud af lønsystemet end ind, men det er afhængig af organisationens øvrige systemmæssige kompleksitet.
De mange integrationer kan i de nyere lønsystemer leveres gennem foruddefinerede API’er (et API står for Application Programming Interface, dvs. foruddefinerede integrationer til udveksling af data og aktiviteter mellem systemer), mens ældre systemer ofte bruger simple point-to-point integrationer. Deciderede integrationsplatforme ses ikke, kun hvis lønsystemet indgår i et større systemkompleks, som et ERP-system, hvor f.eks. økonomi, tid og HR kan være en del af systemet. Det er først med disse integrationsplatforme at mere avancerede og moderne teknologier er kommet frem, f.eks. ved anvendelse af event driven architecture (EDA), service oriented architecture (SOA), message queuing, broking, osv. Lønserviceleverandører gør dog brug af disse mere avancerede integrationsteknologier, da volumen i antal kunder kan retfærdiggøre teknologi-investeringen.
Lønsystemet bør være tæt integreret med sin umiddelbare omverden, og i en perfekt verden - hvor lønsystemet laver løn, HR systemet lav HR, tidssystemet laver tid og økonomisystemet økonomi - bør denne integration sikre en effektiv, stabil og sikker drift.
Med den hastige teknologiudvikling er kunstig intelligens eller AI (Artificial Intelligence) blevet et værktøj som overvejes i alle sammenhænge med systemer i dag. Indenfor lønsystemer er ingen undtagelse, især når der er tale om mange gentagne transaktioner i systemet baseret på konkrete regler. Det betyder, at AI i dag integreres til at optimere processer som lønberegning, fejlidentifikation og automatisering af rutineopgaver. Ved at anvende maskinlæringsmodeller kan lønsystemet eksempelvis forudsige fejl i indberetninger, foreslå korrektioner og automatisk validere data på tværs af integrationer. Dette mindsker risikoen for menneskelige fejl og frigør tid for medarbejderne til mere komplekse opgaver.
Desuden kan kunstig intelligens bruges til at analysere store datamængder om medarbejderforhold, overenskomster og udbetalinger for at identificere mønstre og foreslå forbedringer i løn- og personalepolitikker. For organisationer med stor kompleksitet og mange transaktioner kan AI også assistere med at sikre compliance og proaktivt advare om potentielle afvigelser i forhold til lovgivning eller interne regler.
På længere sigt forventes AI-drevne lønsystemer at være med til at forny hele området ved at muliggøre mere præcise prognoser, intelligent håndtering af fravær og ferie, samt personaliserede anbefalinger til både medarbejdere og ledelse. Men vi er der ikke helt endnu, grundet den store forskel i de nuværende lønsystemers bagvedliggende teknologi.