Lønsystemer i Danmark

(artiklen kan høres som podcast hos Apple, Spotify eller andre podcasttjenster)

1. Introduktion - Hvad er et lønsystem?

Et lønsystem beregner alle relevante løndele ud fra input om medarbejdere, ansættelsesvilkår, tilstedeværelse, og skatteforhold. Disse løndele kan i princippet håndteres på et papir eller et regneark, men lige så snart omfanget og kompleksiteten vokser er der behov for et system til hurtigere at håndtere de mange data, herunder skatteberegning, betalinger og rapporteringskrav.

De første lønsystemer blev udviklet netop med dette formål, og nogle af disse har eksisteret rigtig længe. Efterhånden som flere organisationer og virksomheder havde brug for den samme løndatabehandling opstod standardsystemerne indenfor løn, da behovene for den samme lønhåndtering stort set var ens.

Et standard lønsystem er kendetegnet ved at det samme system kan anvendes af mange virksomheder, fordi behovene er ens, og derved kan de deles om udgiften til udvikling af det samme system. Ansættelsesvilkår, udtrykt ved overenskomster, lokalaftaler, personlige vilkår, og virksomhedens egne regler, reguleres ved opsætningsparametre som defineres i forbindelse med en implementering og efterfølgende vedligeholdelse. Disse vilkår er forskellige afhængig af land, region, industri, branche, virksomhed mv.

Lønsystemer er verden over fokuseret på de nationale love og arbejdsmarkedsforhold. Disse reguleres så ofte og uafhængigt af hinanden, at det endnu ikke er lykkedes med ét lønsystem, som kan anvendes overalt.

2. Markedet for løn i Danmark

Som i de fleste andre vestlige lande er markedet for løn i Danmark kendetegnet ved en opdeling i leverandører, som tilbyder en service eller et system, eller begge dele. Servicetilbuddet består i at leverandøren håndterer lønprocessen for virksomheden ved brug af et lønsystem. Systemtilbuddet består i at leverandøren sælger et lønsystem bestående af software, konsulentassistance til implementering og vedligehold af softwaren, hvor kunden selv skal foretage selve lønservicen.

Nogle leverandører har flere servicetilbud og flere systemtilbud afhængig af kundernes behov. Denne skelnen mellem service og system kan eksemplificeres ved at Økonomistyrelsen som leverandør tilbyder lønservice til sine kunder - statens institutioner - baseret på systemet SLS. Andre lønserviceleverandører er f.eks. KMD, EG Silkeborg Data (SD) og Visma.

I Danmark er der cirka 300.000 virksomheder både offentlige og private. Af disse anvender cirka 200.000 i dag en lønserviceleverandør som bl.a. DataLøn Branche, DataLøn, Intega løn fra Visma, KMD, bogholderi- og revisionshuse. Cirka 50.000 har ikke brug for hverken lønsystem eller lønservice, da det typisk er enkeltmandsvirksomheder o.lign. som ikke nødvendigvis udbetaler løn eller at lønnen er forholdsvis ukompliceret. Den resterende gruppe på cirka 50.000 anvender et lønsystem, hvor de selv yder lønservice (lønhåndtering), og her er f.eks. Danløn en leverandør (ejet af Lessor/Paychex), da den eneste service de byder med, er lønsystemet, og ikke som de andre leverandører en decideret lønservice.

Lønhåndteringens kompleksitet er typisk meget ens, når det kommer til lønprocessen - dvs. håndteringen af input om medarbejdere og tidsanvendelse, lønberegningen, samt udbetaling og rapportering til myndigheder m.fl. Derimod er det viden om arbejdsvilkår som adskiller leverandørerne.

Viden om arbejdsvilkårene, primært udtrykt ved overenskomster, adskiller ikke systemerne, bortset fra offentligt versus private overenskomster, da alle overenskomster principielt kan håndteres af de fleste lønsystemer rent funktionelt. Derved er der ingen deciderede branchesystemer, men den enkelte leverandørs ekspertise på udvalgte overenskomster kan adskille systemerne indholdsmæssigt. Det ser vi hos serviceleverandørerne, f.eks. hos Visma og Lessor i finanssektoren med henholdsvis Intega løn (tidligere Visma Løn og MultiLøn Erhverv) og LessorLøn, eller hos produktionsvirksomheder med DataLøn Branche (tidligere ProLøn) også fra Visma.

Typisk er overenskomster i lønsystemer parametre som konfigureres af leverandørens konsulenter. Og det er netop denne viden om hvorledes en overenskomst konfigureres i det pågældende system, som leverandøren sælger. Det betyder at der kan være forskel på hvilke systemer eller leverandører, som er relevante for den enkelte virksomhed eller organisation afhængig af de konkrete overenskomster, som understøttes service- og systemmæssigt.

Der er også en anden faktor om arbejdsvilkårene som spiller ind, og det er virksomhedernes størrelse. Markedet er kendetegnet ved at jo mindre virksomhed, udtrykt ved antal medarbejdere eller lønsedler, desto mere fastlåst er systemerne på hvilke arbejdsvilkår og overenskomster de indeholder. Årsagen er at forholdene typisk er mere komplekse jo større virksomheden er, og derfor er der større behov for mere fleksibel understøttelse af arbejdsvilkår. F.eks. vil en stor virksomhed som Coop have behov for både at understøtte funktionæransatte, 10-15 forskellige overenskomstområder, og 150-200 lokalaftaler.

3. Lønsystemer i Danmark - markedsoverblik

Markedet for lønsystemer er netop inddelt efter om der tilbydes en service eller et system, og overordnet efter om der er tale om private eller offentlige overenskomster. Nedenstående figur viser de væsentligste leverandører indenfor løn anno 2025.

Figur 1: Markedet for lønsystemer i Danmark

Figuren viser at der er to leverandører som tilbyder løn i alle dele af markedet, Lessor (inkl. Danløn) og Visma. Leverandørkoncentrationen er forholdsvis todelt, dvs. en gruppering overfor de private små-mellemstore virksomheder, og en anden gruppering overfor de mellemstore-store virksomheder. De seneste år er der nogle systemer, som er trådt ud af markedet, bl.a. Lessor til Microsoft 365 NAV og Microsoft 365 AX, Lessors PM-Løn (stadig en del kunder, men ingen nysalg) og EG Aspect4 Løn (annonceret med udgangen af 2025). Det efterlader et ’hul’ eller potentiale overfor de mellemstore virksomheder. Her er bl.a. Elbek & Vejrup trådt ind med lønløsningen 365Løn, som bygger på Microsoft Dynamics 365 (BC), som vi afventer om den får fat i markedet.

Alle leverandører er som udgangspunkt serviceleverandører, bortset fra Lessor (og herunder Danløn), og Oracle. Serviceleverandørerne sælger ikke deres lønsystemer, men anvender dem til netop at udbyde deres serviceydelser. Systemleverandørerne sælger deres lønsystemer, og har aftaler med andre leverandører om at kunne tilbyde lønservice, hvis kunden ikke vil gøre det selv.

Der tilbydes i dag 17 lønsystemer i Danmark, hvor 14 er til det private marked og 3 til det offentlige marked. Der findes et par stykker mere til det offentlige, men de udbydes ikke generelt i markedet, f.eks. Folkekirkens Lønsystem FLØS. I figuren er lønsystemer til offentlig sektor markeret med *, og de øvrige er til den private sektor.

I markedet for mindre og mellemstore private virksomheder er udbuddet af lønsystemer ikke så stort, som for store virksomheder. Det skyldes det store udbud fra lønserviceleverandørerne i netop denne del af markedet. Når der ses på de konkrete systemer, så er de forholdsvis meget markedsinddelt, med undtagelse fra Lessor Løn, SAP Løn og KMD Payroll Cloud, som tilbydes både til mellemstore og store private virksomheder. Årsagen hertil er en meget stor skalérbarhed i systemerne hvad angår håndtering fra det forholdsvis simple i den mellemstore virksomhed til det meget komplekse i den store virksomhed.

4. Karakteristika for lønsystemerne

Nedenfor i tabel 1 er opstillet de rene lønsystem-leverandører i Danmark anno 2025, dvs. hvor en kunde kan købe lønsystemet af leverandøren og selv stå for lønhåndteringen.

Der kan ses hvilke systemer, der kan installeres hos kunden selv (on-premise) og om løsningen kan tilgås online hos leverandøren eller dennes eventuelle partner.

En anden parameter, som mange af leverandørerne anvender til at promovere dem selv med, er hvor mange lønsedler systemet håndterer. Dette kan dog være misvisende, da antallet af lønsedler typisk er afhængigt af antal lønkørsler og lønperioder i den enkelte virksomhed. Det kan dog give en indikation på volumen i datamængden, som systemet kan håndtere, men dette har dog ikke været en problemstilling i de sidste 15-20 år, og slet ikke for de nyere systemer.

Som tidligere anført er det forholdsvis få virksomheder som anskaffer et system i forhold til samtlige antal virksomheder i Danmark, da de fleste vælger at købe sig til den nødvendige lønservice for at anvende lønsystemet. Det er derfor væsentligt at se på markedet for lønservice, som opstillet i nedenstående tabel 2.

Markedsandele vil vi behandle i en anden artikel om lønmarkedet i Danmark, og blot bemærke at markedsandele kan snyde afhængigt af hvad der måles på, da der jo ikke er lige så mange store virksomheder som der er små, jf. ovenfor i introduktionen, men omsætningsmæssigt kan det se anderledes ud. Når vi beskriver markedsandele, har vi valgt at anvende antallet af virksomheder, dvs. antal kunder, som målestok.

De primære målgrupper er de virksomhedsstørrelser, som leverandørerne henvender sig til målt på antal ansatte. De fordeler sig således: Mikro 0-49 ansatte; Små 50-249; Mellem 250-999; Store 1.000-10.000; Enterprise over 10.000. Når et lønsystem er fokuseret på bestemte målgrupper, er det ikke ensbetydende med at det ikke kan levere til andre målgrupper. Der er blot tale om at deres teknologi (skalerbarhed) og forretningsorganisering er indrettet til disse målgrupper af strategiske årsager.

Gruppen af ”Øvrige” leverandører består af en blanding af lokale revisorer, bogholdere, store internationale revisions- og regnskabsvirksomheder, samt rene servicebureauer, f.eks. Amesto, Azets Insight, Beierholm, BDO, Deloitte og mange flere, der ikke anvender et eget lønsystem, men som ofte benytter sig af partnerskaber med lønsystem- og lønservice-leverandørerne.

Nogle af leverandørerne tilbyder fuld Business Process Outsourcing - ”BPO”, dvs. at leverandøren fuldstændig overtager lønhåndteringen, så kunden ikke længere har en lønafdeling/-bogholderi, og andre tilbyder løsningen som en ”Online” service hos leverandøren eller dennes partner, f.eks. Azets Insight, Beierholm, BDO, Deloitte m.fl. der anvender Zenegy Payroll.

I det private marked for lønservice er der en 3-deling af markedet efter målgrupper. Der er den lave ende med de mange mikro- og små virksomheder, hvor der er mange leverandører (Visma, Lessor, Intect, Salary, Zenegy m.fl.), og hvor nogle af leverandører er ved at bevæge sig ind i den næste målgruppe, som er mellemmarkedet.

I mellemmarkedet har Intect, Visma og KMD et stort fokus, men samtidig har de stadig fokus på markedet de kommer fra, enten små eller store virksomheder. Der er næsten ingen leverandører, som har rent mellemmarked fokus, bortset fra Azets med Epos Løn. Her bør det nok forventes at nogle af de andre leverandører begynder at fokusere i fremtiden, da der er mange virksomheder her.

I markedet for store og enterprise virksomheder, også kaldet High-End markedet, er der igen en gruppering af leverandører og lønløsninger. Foruden Visma er det især KMD, som dominerer. KMD har i særlig grad sat sig på dette markedssegment med KMD NettoLøn og KMD Payroll Cloud, der begge bygger på SAP’s teknologiplatform, og dermed har styrken og fokus på de samme typer af kunder, nemlig store og typisk lønkomplekse virksomheder.

I det offentlige marked er det forholdsvis simpelt, da der – foruden de førnævnte kuriositeter – i statslig regi er et monopol med SLS (bekendtgørelsesbestemt for de ikke-selvejende institutioner), og i det regionale og kommunale et duopol mellem KMD med Opus Personale og EG med SD Løn.

5. Opsummering

Afslutningsvis en kort opsummering:

Der findes standardlønsystemer til virksomheder med samme behov, som f.eks. ens overenskomster, og specifikke lønsystemer med mere skræddersyede funktioner til den enkelte virksomheds behov.
Lønmarkedet er opdelt i serviceleverandører og systemleverandører. Serviceleverandører håndterer selve lønprocessen for virksomheden ved brug af et lønsystem, mens systemleverandører sælger et lønsystem og tilhørende assistance til implementering og vedligeholdelse af systemet, hvor virksomheden selv skal foretage lønservicen.
Leverandørerne adskiller sig typisk ved deres viden om arbejdsvilkår til specifikke industrier og brancher, dvs. viden om overenskomstområder. Nogle leverandører kan dog de fleste overenskomster, men især er der en adskillelse mellem private og offentlige overenskomster.
På det offentlige marked er der SLS (statslig), KMD og EG at vælge imellem, mens det private markeds 14 leverandører har en målgruppemæssige 3-deling til hhv. Små, mellemstore og store virksomheder.

Denne artikel er en del af serie af artikler om det danske lønmarked. De øvrige artikler behandler lønmarkedet i forhold til teknologianvendelse (bl.a. AI), priser, optimering af lønhåndteringen og anskaffelse af løn.