Den gennemgående og sammenlignelige faktor for prisen på løn er baseret på generering af en lønseddel. Det skyldes at nettoresultatet for lønhåndteringen er at der kan leveres en korrekt lønseddel, hvori alle lønelementer og tilhørende udbetaling og overførsel til medarbejdere indgår. Det er det centrale omkring lønhåndteringen, og derfor prissætter markedet ydelsen primært efter lønsedlen. Der kan være andre elementer i lønhåndteringen som nogle gange indgår i prisen og andre gange gør de ikke. Det er her man som organisation skal være afklaret om sine behov og krav til lønhåndteringen.
1. Introduktion til priser på løn
Som i artiklen om lønsystemer i Danmark vil vi i det følgende skelne mellem priser for lønservice, dvs. køb af ydelser med lønhåndtering, og priser for anskaffelse og drift af lønsystemer. Hvis en anskaffelse af lønsystem indgår i en samlet ERP-system anskaffelse kan det have en særlig betydning hvordan lønsystemet prisfastsættes.
Hvilken af de to modeller for lønanskaffelse en organisation vælger, skyldes i overvejende grad om der er lønviden i organisationen, og hvilken af dem der har den laveste pris. Sat lidt sort-hvidt op i tilfælde af at organisationen allerede har lønviden (især kompetencer indenfor relevante overenskomster), og det bibeholdes, vil en anskaffelse af et lønsystem være relevant, og har man ikke lønviden vil lønservice være relevant.
Priserne ved anskaffelse af henholdsvis lønsystem og lønservice kan være så forskellige, at nogle organisationer overvejer at anskaffe (ansætte) den lønviden de ikke havde tidligere, eller at outsource den viden de har.
Fra slut halvfemserne til begyndelsen af 00’erne var der en bølge af outsourcing (BPO), hvor der skulle optimeres og effektiviseres på løndomænet. Fra midten af 00’erne og frem har der været en modsatrettet bølge, da det i mange tilfælde har vist sig at pris og kvalitet ikke kunne måle sig med at beholde lønviden i organisationen. Denne faktor bør spille ind inden der besluttes hvilken type lønanskaffelse, som ønskes.
I tabel 1 vises de overordnede prisparametre ved køb af løn, enten ved køb af lønservice eller ved køb af lønsystem.
Der er prismæssigt stor forskel i prisparametrene ved anskaffelse af henholdsvis en lønservice eller et lønsystem. Forskellen skyldes forskellige komponenter i prissætningen. Begge har en pris per lønseddel, men derudover prissættes de forskelligt. Lønservice kan have priser per lønopgave, som indberetning, beregning, dokumentation og abonnementer afhængig af serviceniveau og antal medarbejdere. Lønsystemer kan have priser for hardware, softwarelicenser, implementeringsassistance, drift, support og vedligehold. Hvis lønsystemet indgår i en ERP-system anskaffelse vil priserne for løn kunne indgå i en større sammenhæng, f.eks. priser for engangsydelser og teknisk drift samt visse tillægsydelser.
2. Priser for lønservice
I tabel 2 vises prisparametrene for løn hos udvalgte serviceleverandører med fokus på mindre organisationer, hvilket typisk er mellem 1-250 medarbejdere, som typisk tælles i antal lønsedler.
Det er værd at bemærke, at indholdet af services i de forskellige priser skal læses nøje, da leverandørerne har gjort det svært at få et sammenligneligt grundlag. Så der kan være skjulte tillægspriser for indhold som ikke er med i lønseddelsprisen og det eventuelle abonnement.
For at illustrere priserne bedre tager vi udgangspunkt i et eksempel med en organisation med kun månedslønnede medarbejdere, uden behov for implementeringsassistance eller andre tillægsydelser. For enkelthedens skyld forudsættes at det funktionelle indhold er det samme i alle systemerne. Nedenstående figur 1 illustrerer eksemplet ved spring i pris for antal medarbejdere.
I markedet for små og mellemstore virksomheder er det tydeligt at leverandørerne forsøger at prissætte sig tæt på hinanden, men at de differentierer sig på indholdet. I de helt små organisationer fra 1-50 medarbejdere har leverandørerne forskellige priser, som udtryk for deres ønske om prissegment, f.eks. Danløn har de helt små virksomheder som fokus, men DataLøn og Dataløn Branche ikke har samme fokus. Fra 50 medarbejdere og opefter bliver priskonkurrencen mere tæt for leverandørerne.
Det er tydeligt at lønservice er at sammenligne med andre serviceydelser, f.eks. billeasing, mobiltelefoni, mv., hvor kunden bør gøre det klart for sig selv hvilke behov de har, og her ud fra at sammenligne de relevante leverandører og deres ydelser, for at få den billigste ydelse.
3. Priser for lønsystem
Priserne for lønsystemer indeholder nogle af de samme elementer som for lønservice, men der er en del flere parametre at forholde sig til. Kender man til anskaffelse af it-systemer i forvejen er flere af parametrene genkendelige.
Som beskrevet ovenfor er der prisparametre til de løbende udgifter, og prisparametre til engangsydelser. Vi starter med de sidste først, da det fra aftale-indgåelsestidspunktet er disse engangsydelser som typisk betales først.
Engangsydelserne består overordnet af softwarelicenser (tilslutningsafgift), eventuel hardware og primært implementerings-assistance fra leverandørens konsulenter, som kun betales én gang, typisk som en anlægsinvestering (etableringsomkostning). Softwarelicenserne kan bestå af nogle grundpriser for softwaren, f.eks. moduler, samt en pris per medarbejder eller lønseddel, som aktivt skal anvendes i systemet. Hardwarepriserne er specielt gældende hvis kunden selv drifter systemet, og ikke har eksisterende hardware at gøre dette på. Implementeringsassistancen består af konsulenttimer til en sats for at installere systemet, konfigurere parametrene, udvikle eventuelle særlige funktioner og integrationer med andre systemer.
De løbende udgifter består overordnet af support, vedligehold og eventuel drift. Support er typisk en årlig procentdel af softwarelicensernes engangsydelse, hvilket typisk er mellem 15-25 procent. Vedligehold er typisk den årlige systemmæssige forvaltning af konfigurationsparametre og integrationer. Support og vedligehold er dog nogle gange udtrykt ved den lønspecifikke parameter, der er prisen per lønseddel i prissætningen fra leverandørerne.
Der er selvfølgelig variationer over hvorledes systemet skal driftes og vedligeholdes. Det har indflydelse på prissætningen om system skal være on-premise (installeres hos kunden og til kundens eget driftshåndtering), hosted (installeres hos leverandøren med leverandørens driftshåndtering, men stadig med kundens ansvar), eller ASP (Application Service Providing, dvs. drift i leverandørens driftscenter med leverandørens driftsansvar). Cloud-baserede systemer er i den sammenhæng udvidet versioner af ASP.
Priser for systemanskaffelser er ikke umiddelbart tilgængelige i markedet. Der anvender vi vores løbende markeds- og benchmark-analyser. Dette grundlag har dog den udfordring at det mangler konkurrence-elementet, som ved reelle udbud. Derfor har vi kalibreret de generelle benchmark med konkrete erfaringsdata fra både private og offentlige udbud. Følgende figur 2 illustrerer engangsydelser og løbende udgifter i forhold til antal medarbejdere i organisationen.
Engangsydelserne er forholdsvist begrænsede for de mindre organisationsstørrelser, og stigende jo større organisationerne bliver. Engangsydelserne er til gengæld faldende i forhold til antallet af medarbejdere, så der er en vis mængderabat. Spændet mellem de højest og lavest bydende er ligeledes faldende efterhånden som antal ansatte vokser. Det er dog vigtigt ved en anskaffelse at sikre en gunstig konkurrencesituation, for ellers kan prisen for engangsydelserne svinge voldsomt for både mindre og helt store virksomheder.
Timesatsen for konsulenter er forholdsvis høje når det kommer til lønsystemer, og på tværs af leverandørerne er det en parameter, hvor de adskiller sig. Satserne spænder fra kr. 1.200 til over kr. 1.600, hvilket sammenlignet med andre fagdomæner, f.eks. HR, er 20-30 procent højere. Det er en forklarende faktor til især engangsydelserne, hvor de fleste konsulenttimer ligger. Løbende konsulentomkostninger er indregnet i de løbende udgifter, derfor er betydning af timesatserne lige så meget for at have en fornuftig konsulentforretning, såvel som en god software-forretning.
De løbende udgifter er forholdsvis selvforklarende, da graf 2 i figur 2 illustrerer at jo større volumen i antal ansatte, der skal have løn, jo lavere pris per lønseddel. Grafen illustrerer benchmark-priser. I offentlige organisationer opleves ofte en fordyrelse af lønseddelsprisen pga. kombinationen af udbudsform og det faktum at private virksomheder påtager sig flere opgaver selv i forbindelse med lønhåndteringen end offentlige organisationer. Denne forskel tager leverandørerne sig betalt for i det offentlige. Disse opgaver er udover overenskomst-vedligehold typisk vedligehold af lokalaftaler, satser, og rapportering til myndigheder og andre interessenter, og er indeholdt som en lønservice i de løbende udgifter sammen med selve systemprisen.
Prismæssigt ser vi at prissætningen ved lønsystemer vil nærme sig prissætningen ved lønservice, drevet af de cloud-baserede muligheder med bl.a. software-as-a-service mv. Det betyder at der forventes et pres på at gøre prissætningen mere forbrugsbaseret.